Quando si viaggia per trasferte di lavoro, le spese riguardanti il carburante del camion spettano all’impresa mandataria.
Se il camionista deve anticipare questi importi, sarà poi l’azienda per la quale lavora a rimborsare tutti i costi.
In passato c’erano le vecchie schede carburante, poi sostituite con quella che oggi viene chiamata “scheda carburante elettronica”, uno strumento molto utile che permette al camionista di pagare il carburante senza anticipare alcuna somma.
Scheda carburante elettronica, cos’è?
La scheda carburante aziendale evita al conducente di anticipare gli importi, la sua introduzione è stata resa necessaria in seguito alle nuove normative in materia di fatturazione elettronica.
L’adozione della scheda carburante elettronica offre diversi vantaggi, sia ai titoli delle imprese di trasporto che ai suoi dipendenti.
La scheda carburante elettronica aziendale è una carta di debito, di credito o prepagata che l’azienda da ai propri dipendenti per pagare le spese carburante durante le trasferte di lavoro.
Con questo strumento di pagamento, dipendenti e titolari possono adeguarsi alle normative in vigore, utilizzare la fatturazione elettronica ed eliminare tutte le vecchie carte carburante.
Le carte carburante venivano utilizzate dalle imprese e dai professionisti per fare la detrazione IVA delle spese per l’acquisto di gas, diesel e benzina.
Il 1° gennaio 2019 è stata applicata la Direttiva Europea 2014/55/UE in materia di fatturazione elettronica e recupero IVA che ha sancito il mantenimento dell’utilizzo della carta carburante e l’eliminazione della vecchia scheda.
Questa direttiva ha imposto il pagamento esclusivamente elettronico da parte dei dipendenti e, la registrazione dei dati del cliente da parte del benzinaio.
Per cui, per usufruire della detrazione IVA per le spese aziendali è fatto obbligo l’uso della fatturazione elettronica. Se l’azienda vuole recuperare l’IVA sulle spese carburante, dovrà accertarsi che i dipendenti usino mezzi di pagamento tracciabili e ricevere la fattura elettronica via e-mail.
Scheda carburante: i vantaggi
È evidente che il maggior vantaggio della scheda carburante è dato dal fatto che i dipendenti non anticipano i soldi. Inoltre, il pagamento viene addebitato direttamente sul conto corrente aziendale.
Grazie alla scheda acquisto carburante è possibile godere di un servizio mirato, con pagamenti tracciabili e con il monitoraggio in tempo reale di tutti gli acquisti e le spese.
La scheda può essere attivata con qualsiasi azienda di distribuzione carburante, una delle più utilizzate è la scheda carburante Eni, ma sono molto richieste anche la scheda carburante IP e Q8.
Le carte aziendali, anche virtuali, possono essere utilizzate anche dai liberi professionisti, semplicemente collegandole al proprio IBAN aziendale, per tenere la contabilità con maggiore semplicità e precisione.
La scheda carburante per partita IVA può essere una vera e propria carta prepagata ricaricabile, anche se, in questo caso, è un po’ più difficile monitorare i pagamenti. Con la carta carburante legata a un IBAN o una carta con IBAN, l’intero servizio è digitalizzato, compresa la consultazione delle movimentazioni, per cui è molto più semplice recuperare tutti i dati.
Le imprese di autotrasporti ricevono online la mail con la fattura elettronica relativa a tutte le spese eseguite con le carte aziendali da parte dei camionisti e degli autotrasportatori dipendenti.
Oltre alla benzina, è possibile utilizzare la scheda carburante anche per pagare eventuali interventi di manutenzione straordinaria, pagare il lavaggio e anche il pedaggio autostradale, previo accordo con l’azienda mandataria.
Quindi, a partire dal 2019 con l’abolizione della carta carburante cartacea e l’adozione obbligatoria di quella elettronica.
I camionisti dipendenti e quelli con partita Iva possono usare solo carte di debito, di credito o prepagate per pagare le spese relative al camion.
In caso contrario, sono previste sanzioni a carico dell’azienda mandataria o del libero professionista che non adempito all’obbligatorietà di tale sistema.
